Ratgeber: Self-Storage-Software für die DACH-Region

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Die Suche nach Self-Storage-Software kann schnell überfordern. Wir zeigen, welche Lösung zu ihrem Unternehmen passt – egal, ob Sie nur einen Standort haben, oder als wachsende Kette ihre IT optimieren.

Self-Storage-Software aus den USA ist in der DACH-Region nicht im Einsatz. Schuld sind Unterschiede in der Buchhaltungspraxis und die strenge DSGVO, die viele Anbieter abschreckt. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen andere Lösungen – wir zeigen, wie man günstig starten kann, und warum auch bei hohen Ansprüchen eine teure Eigenentwicklung nicht nötig ist.

In diesem Artikel finden Sie alles: Von der billigsten Lösung für Neueinsteiger, Gedanken zur Eigen­entwicklung, eine Liste von Self-Storage Software für die DACH-Region – und Tipps, worauf Sie beim Einkauf achten sollten.

Software-Lösung für kleine Anlagen

Wer ein kleines Self-Storage betreibt und nur wenige Mieter hat, kann mit ruhigem Gewissen eine günstige Software Lösung wählen: Für das Storage wird mühelos eine eigene Website erstellt; die wenigen Mieter kann man in einer Excel-Tabelle verwalten.

So baut man sich selbst für eine kleine Anlage günstig die Software auf:

  1. Website-Baukasten wie Jimdo oder Squarespace (beide ab ca. 10 €/Monat) erlauben auch Anwendern ohne Programmierkenntnisse schnell eine einfache Website aufzubauen.
  2. Zur Datenverwaltung verwenden wir gerne Excel oder die Alternative von Google, Sheets Google Sheets (ab 0 €/Monat) – jeder Benutzer mit einem Google-Account kann es kostenlos verwenden.

Fertig! Wenn Sie nur einen kleinen Standort betreiben, ist diese Lösung ideal. Wächst der Standort oder kommen neue Standorte dazu, wird es komplexer – und Tabellen sind nicht mehr genug, kann man sich nach einer "richtigen" Self-Storage-Software umsehen. Woran man erkennt, dass man eine neue Software braucht, besprechen wir im nächsten Abschnitt:

Wann brauche ich eine neue Software?

Irgendwann ist es soweit: Das Geschäft läuft, die Mieter kommen, und die selbstgestrickte Mieter-Verwaltung in der Tabellenkalkulation macht mehr Arbeit, als sie spart.

Die typischen Anzeichen, dass ein Wechsel auf ein neues Verwaltungsprogramm sinnvoll wäre:

  1. Fehler schleichen sich ein: Die Tabelle zur Verwaltung der Mieter ist gewachsen und wird oft bearbeitet – Fehler bei der Bearbeitung fallen nicht sofort auf, manchmal nie.
  2. Einschulung fällt schwer: Sie haben es geschafft, alles zu verwalten, aber die Kombination Buchhaltungs- und Zutrittsprogramm, Tabellen und Papierformularen ist einem Neueinsteiger schwer zu erklären.
  3. Mitarbeiter haben nicht alle Daten: Jeder Standort hat seine eigene Tabelle, die Buchhaltung ist separat. Wenn ein Mieter vor der Tür steht weiß man nie, ob er gezahlt hat, oder nicht.
  4. Doppelte Arbeit: Mieter werden an jedem Standort separat geführt, und manchmal doppelt. In der Buchhaltung werden sie nochmal erfasst. Die Verwaltung braucht zuviel Zeit und ist fehleranfällig.

Das alles kommt Ihnen viel zu bekannt vor? Dann wissen Sie es schon: Eine neue Software muss her. Manchmal kennt man einen Programmierer – und der schlagt gerne vor, doch etwas zu entwickeln. Soll man es machen? Nein, sagen wir – aus langer Erfahrung. Unsere Gründe lesen Sie im nächsten Abschnitt:

Vermeiden Sie Softwareentwicklung!

Blickt man sich am Markt um, wird die große Auswahl an Self Storage Softwares schnell verwirrend. Besonders, wer auf innovative Konzepte wie Smart Self-Storage ohne Personal vor Ort abzielt, stellt sich schnell die Frage, ob man nicht doch seine eigene Software entwickeln sollte.

Hier tappt man aber schnell in eine Kostenfalle: Wer selbst entwickelt, investiert initial um die 100.000 € oder mehr, und hat anschließend eine Software, die jährlich für mehr als 10.000 € nachgebessert und am aktuellen Stand gehalten werden muss. Und das sind noch kleine Summen, denn die großen Anbieter haben dutzende Mitarbeiter und investieren Millionen, um ihr Produkt auszubauen. Wollen Sie das?

Wenn Sie Software entwickeln wollen, dann sollten Sie gute Gründe haben und davor alle anderen Möglichkeiten geprüft haben. Wir finden: Meistens ist es nicht nötig – es gibt genug fertige Programme, die immer besser werden.

2015 haben wir begonnen, für unsere Kunden die ersten voll automatisierten Self-Storage-Anlagen zu entwickeln. Damals gab es noch keinen Weg um die Softwareentwicklung herum. Heute, fünf Jahre später, hat der Markt große Fortschritte gemacht. Wer eine moderne Lösung bauen will, muss nicht mehr tief in die Tasche greifen.

Mittlerweile gibt es aber immer mehr Software und Hardware, die vollständig im Internet läuft, ohne Softwareinstallation auf dem PC – damit wurde die Voraussetzung für innovative Geschäftsmodelle geschaffen, mit denen eine Online Buchung und ein sofortiger Einzug möglich werden.

Die interessante Auswahl an neuer, web-basierter Self Storage Softwares erübrigt oft eigene Softwareentwicklung. Lesen Sie im nächsten Kapitel, worauf Sie bei der Auswahl von einer Self Storage Software achten sollten.

Unsere Empfehlung: Vermeiden Sie die Entwicklung einer eigenen Self Storage Software! Prüfen Sie erst ausgiebig, was am Markt existiert. In den meisten Fällen werden Sie Ihren Bedarf abdecken und hohe Investitionen sparen können.

Anwendungen im Einsatz in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Sucht man in Google nach Self-Storage-Software, sind in den Ergebnissen Programme wie SiteLink oder storEDGE ganz weit oben. Was man aber nicht weiß: Im deutschen Sprachraum sind Sie nicht aktiv – andere Buchhaltungs­standards und Anforderungen wie DATEV oder die DSGVO machen den Markteintritt für die Großen Anbieter aus den USA mühsam, und angesichts lokaler Konkurrenz nicht lohnenswert.

Diese Programme sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Einsatz:

Diese Programme sind auf Self-Storage spezialisiert. Wir haben aber auch andere Ansätze gesehen: Excel-Tabellen sind bei kleinen Anbietern beliebt, wenige große Betreiber und viele Startups haben ihre eigene Software. Einzelne verwenden angepasste ERP-Systeme wie Odoo.

Die Liste wird länger: Eine Reihe kleiner internationaler Anbieter wie EasyCloud oder Storeganise interessiert sich für den deutschen Markt. Auch in der Region werden neue Lösungen entwickelt: Self-Storage Startups wie PlaceB oder Smart Room haben Interesse, ihre Lösungen auch an andere zu verkaufen.

Welche Self-Storage-Software ist die Beste?

Als Self-Storage-Berater arbeiten wir mit Anbietern aus allen Ländern und jeder Größe – und kennen viele Anwender der obigen Programme. Etwas überraschend ist es bei jeder Self-Storage-Software gleich: Manche Anwender lieben Sie, manche wollen nur noch weg. Wie das?

Self-Storage-Software muss zum Unternehmen passen. Jeder Betrieb hat eigene Abläufe und Eigenheiten. Während ein Anbieter seine Software nur noch in der Cloud betreiben will, will der andere lieber auf Nummer sicher gehen und das Programm als Installation vor Ort das auch dann noch läuft, wenn das Internet ausfällt.

Prüfen Sie genau, was Sie kaufen. Vergleichen Sie die Anbieter systematisch und wählen Sie eine Software, die auch langfristig zu ihrem Unternehmen passt.

Wenn wir für unsere Kunden Software prüfen, legen wir Checklisten an, und vergleichen dann den aktuellen Stand jeder Software mit dem Bedarf unserer Kunden. Das Ergebnis ist eine Bewertung die klar macht, welcher Kandidat am besten passt. Diese Punkte sind immer auf unserer Checklist – und sollten auch auf Ihre:

  • Buchhaltung: Werden Belege an Ihr Buchhaltungssystem überspielt? Unterstützt die Software Ihr Buchhaltungsprogramm wie DATEV? Welche Zahlungsmethoden wollen Sie Anbieten? Verwenden Sie schon Bezahlanbieter, bei denen Sie bleiben möchten? ..
  • Hosting: Soll die Software vor Ort gehostet werden, oder doch lieber im Browser laufen? Diese Frage hat viel damit zu tun, wie Sie arbeiten wollen, und ob Sie dem Hersteller vertrauen, die Anwendung auch langfristig verlässlich bereitstellen zu können.
  • DSGVO: Unterstützt ihre Software die DSGVO nicht, drohen Strafen. Prüfen Sie die Verträge – oder fragen Sie uns nach unserer unschlagbar günstigen DSGVO-Prüfung, die wir in Kooperation mit einem Datenschutzbeauftragten anbieten.
  • Smart Locks: Welche Smart Locks werden unterstützt? Wie sollen meine Kunden das Self-Storage betreten - mit Chip oder Karte, PIN-Code, Handy? Soll das Smart-Lock-System auch Schlösser für jede Box ermöglichen?
  • Support: Gibt es einen deutschsprachigen Support, oder ist englisch genug? Welche Erreichbarkeiten erwarten Sie? Wollen Sie eine Schulung vor Ort, oder lieber eine Software, die keine braucht?

Diese Liste ist natürlich nur ein Auszug – für eine genaue Prüfung verwenden wir hunderte Fragen und erfassen jeden Bedarf im Detail. So lässt sich genau zeigen, wie die IT jetzt läuft, und was künftig nötig ist – und Überraschungen in der Umstellung werden vermieden.

Für die meisten Wechsel ist so ein genaues Vorgehen aber nicht nötig. Oft reicht es, die zehn wichtigsten Punkte zu kennen, die Ihnen für einen Wechsel wichtig sind. Sprechen Sie mit Ihrem Team, listen Sie alles auf, und versuchen Sie alle Kriterien systematisch zu erfassen. Manchmal kommen wichtige Punkte erst beim Testen der Anwendungen auf – bleiben Sie offen dafür, Ihre Liste auszubauen, und dass der Test so etwas dauern kann.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Software zu Prüfen. Jeder Fehler, den Sie jetzt vermeiden, zahlt sich Ihnen zehnfach zurück. Die mühsame Arbeit macht sich bezahlt: Mit einer genauen Prüfung kaufen Sie Software nur einmal ein, und sparen sich für den späteren Betrieb viel Chaos und Ärger.

Voll automatisierte Systeme

Voll automatisierte Systeme sind ein Sonderfall, denn Lösungen von der Stange gibt es hier noch nicht. Startups entwickeln oft ihre eigene Software – auch wir haben am Anfang für unsere Kunden entwickelt. Mittlerweile gibt es aber ausreichend Lösungen, mit denen man auch voll automatisierte Self-Storages gut umsetzen kann.

Deren IT-Systeme sind aber nicht trivial: Ein typisches Smart Self-Storage braucht etwa zwanzig bis dreißig Programme, die richtig kombiniert und konfiguriert werden müssen. Läuft das System erst mal, kommen mit der Zeit neue dazu. Diese komplexe Systeme lassen sich ohne technischer Hilfe nicht aufbauen - Software-Anbieter übernehmen diese Rolle nicht, denn Sie liefern nur einen Teil der Lösung.

Fazit

Neueinsteiger können getrost mit Excel starten. Wächst Ihr Unternehmen, kann ein Wechsel auf Standardsoftware sinnvoll sein. Prüfen Sie die Kandidaten genau und planen Sie den Umstieg penibel.

Legen Sie sich eine Checklist an und vergleichen Sie Ihre Favoriten. Die investierte Zeit lohnt sich: Die richtige Software spart Ihren Mitarbeitern Zeit, reduziert Fehler bei der Datenpflege und ist letzendlich die Basis für bessere Margen und gutes Wachstum.

Viel Erfolg!

Über den Autor
Sebastian Kerekes, Consultant & CEO

Sebastian Kerekes ist IT-Berater mit über 15 Jahren Erfahrung in der Umsetzung von IT-Projekten. Als Geschäftsführer von Karibu hilft er Immobilien­unter­nehmen bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienst­leistungen, und hat so Self-Storage-Anlagen, Parkhäuser und Stadtquartiere erfolgreich digitalisiert.