Self Storage: So finden Sie die beste Software

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Die passende Software für das eigene Self Storage zu finden kann schnell überfordern. Wir zeigen, welche Software Lösung am besten zu ihrem Unternehmen passt – egal, ob Sie nur einen kleinen Standort betreuen, oder als wachsende Kette ihre IT optimieren wollen.

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Software-Lösung für kleine Anlagen

Wer ein kleines Self-Storage betreibt und nur wenige Mieter hat, kann mit ruhigem Gewissen eine günstige Software Lösung wählen: Für das Storage wird mühelos eine eigene Website erstellt; die wenigen Mieter kann man in einer Excel-Tabelle verwalten.

Und so baut man sich selbst für eine kleine Anlage günstig die Software auf:

  1. Website-Baukasten wie Jimdo oder Squarespace (beide ab ca. 10 €/Monat) erlauben auch Anwendern ohne Programmierkenntnisse schnell eine einfache Website aufzubauen.
  2. Zur Datenverwaltung verwenden wir gerne die Excel-Alternative von Google, Google Sheets (ab 0 €/Monat) – jeder Benutzer mit einem Google-Account kann es kostenlos verwenden.

Fertig! Besonders Neueinsteiger, die mit ihrem neuen Self-Storage den Markt testen, brauchen günstige und einfache Lösungen. Ist die Nachfrage erst mal da, kann man jederzeit auf die nächste Stufe umsteigen. Wie diese aussieht, liest man im nächsten Schritt:

Anzeichen, dass man eine neue Software braucht

Irgendwann ist es soweit: Das Geschäft läuft, die Mieter kommen, und die selbstgestrickte Mieter-Verwaltung in der Tabellenkalkulation macht mehr Arbeit, als sie spart.

Herkömmlicher Vertragsabschluss vor Ort bindet das Personal [..] Das kostet Arbeitszeit, die man sich sparen könnte. Die Lösung: Online Buchungen via Website.

Hier sind die zwei wichtigsten Anzeichen dafür, dass Sie bereit für eine neue Software sind:

  1. Herkömmlicher Vertragsabschluss vor Ort bindet das Personal: Bisher haben Interessenten einen Lagerraum per Website reserviert und erst vor Ort im Büro den Mietvertrag abgeschlossen. Das kostet Arbeitszeit, die man sich sparen könnte. Die Lösung: Online Buchungen via Website.
  2. Fehlerhafte Mieterdaten verursachen Schaden, die kosten: Die Tabelle zur Verwaltung der Mieter ist mittlerweile gewachsen und wird oft bearbeitet – Fehler bei der Bearbeitung fallen nicht sofort auf, manchmal nie. Umsatzverlust und verärgerte Mieter sind die Folge. Die Lösung: In eine Self-Storage Facility Management Software investieren, die garantiert, dass alle Daten zu Mietern und Buchungen korrekt erfasst werden.

Jetzt ist klar: Eine neue Software muss her – da stellt man sich aber auch schnell die Frage ob sich die Eigenentwicklung solch einer Software lohnen würde. Warum sie sich tatsächlich nicht lohnt, lesen Sie im nächsten Abschnitt:

Software selbst entwickeln? Ein teurer Fehler!

Blickt man sich am Markt um, wird die große Auswahl an Self Storage Softwares schnell verwirrend. Besonders, wer auf innovative Konzepte wie Smart Self Storage ohne Personal vor Ort abzielt, stellt sich schnell die Frage, ob man nicht doch seine eigene Software entwickeln sollte.

Hier tappt man aber schnell in eine Kostenfalle: Wer selbst entwickelt, investiert initial um die 100.000 € oder mehr, und hat anschließend eine Software, die jährlich für mehr als 10.000 € weiterentwickelt und am aktuellen Stand gehalten werden muss.

Voraussetzung für Online-Buchungen sind Software und Smart Locks, die man über Internet verbinden kann. Das war bis vor ein paar Jahren nicht möglich – die teure Eigenentwicklung war damit ein Muss.

Voraussetzung für Online-Buchungen sind Software und Smart Locks, die man über Internet verbinden kann. Das war bis vor ein paar Jahren nicht möglich – die teure Eigenentwicklung war damit ein Muss. Pioniere wie Localstorage Lagerabteile oder das Self-Storage-Startup ExtraPlatz haben ihre Software noch selbst geplant und entwickelt – mittlerweile gibt es Alternativen:

Mittlerweile gibt es aber immer mehr Software und Hardware, die vollständig im Internet läuft, ohne Softwareinstallation auf dem PC – damit wurde die Voraussetzung für innovative Geschäftsmodelle geschaffen, mit denen eine Online Buchung und ein sofortiger Einzug möglich werden.

Die interessante Auswahl an neuer, web-basierter Self Storage Softwares erübrigt jetzt in vielen Fällen den Bedarf für eine eigene Softwareentwicklung. Lesen Sie im nächsten Kapitel, worauf Sie bei der Auswahl von einer Self Storage Software achten sollten.

Unsere Empfehlung: Vermeiden Sie die Entwicklung einer eigenen Self Storage Software! Prüfen Sie erst ausgiebig, was am Markt existiert. In den meisten Fällen werden Sie Ihren Bedarf abdecken und hohe Investitionen sparen können.

Self Storage Software – wählen Sie mit System

Weltweit gibt es über 50 Self Storage Facility Management Softwares – Programme zum Verwalten von Self Storage Anlagen. Wir haben viele dieser Programme geprüft und verglichen.

Internationaler Marktführer ist Sitelink mit Installationen an 15.000 Standorten, gefolgt von Self Storage Manager mit weltweit 1.500 Installationen. In Europa beansprucht Space Manager die Marktführerschaft und der Mitbewerber Store365 ist eine interessante Alternative. In Deutschland hat sich der kleine Hersteller ALuP mit U-Store.IT Kundschaft aufgebaut.

Legen Sie sich für die Auswahl Ihrer Software eine Checklist an. Detaillieren Sie die Checklist so genau wie möglich und bewerten Sie anschließend jeden Kandidaten.

Es gibt viele Kandidaten, die verschiedene Funktionalitäten und Vorteile anbieten – wer die Auswahl aber mit System angeht, kommt mit Sicherheit zur passenden Lösung. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten folgende Punkte aber auf jeder Checklist enthalten sein:

  • 100 % im Browser: Sie wollen Online Buchungen anbieten und möglichst kein Personal vor Ort haben? Dann sollte sich auch Ihre Software 100 % über den Browser bedienen lassen.
  • DSGVO: Viele internationale Hersteller unterstützen die DSGVO nicht. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann hohe Strafen nach sich ziehen.
  • DATEV: In Deutschland ist Software von DATEV ein de facto Standard für Buchhalter und Steuerberater. Wenn auch Sie DATEV-Produkte verwenden, achten Sie darauf, dass Ihre Self Storage Facility Management Software in der Lage ist, Zahlungsvorgänge automatisch in ihr DATEV-Produkt zu exportieren.

Die Self Storage Facility Management Software ist nur ein Teil in der Software-Architektur für ein Self Storage – Komponenten wie eine Website, Support- oder Sales-Software müssen alle zu einem Gesamtsystem verbunden werden. Wer Online-Buchungen ermöglichen oder sein Self-Storage vollständig automatisieren will, muss an das Gesamtsystem denken – und weitere Punkte beachten:

  • Schnittstellen: Für automatisierte Prozesse müssen Softwares Daten untereinander austauschen können – über sogenannte “Programmierschnittstellen”. Prüfen Sie, ob und wie ihre Software Daten über eine Schnittstelle bereitstellt. Fehlt die passende Schnittstelle, ist eine Automatisierung unmöglich.
  • Integrationen: Sie wollen in Ihrer Anlage Smart Locks verwenden? Nicht jede Software kann mit jedem Smart Lock arbeiten – der Software-Hersteller muss eine sogenannte Integration mit dem gewünschten Smart Lock anbieten. Fehlt sie, kann sie für typischerweise 5.000 – 10.000 € beim Software-Anbieter als individuelle Ergänzung der Software beauftragt werden.

Unsere Empfehlung: Legen Sie sich für die Auswahl Ihrer Software eine Checklist an. Detaillieren Sie die Checklist so genau wie möglich und bewerten Sie anschließend jeden Kandidaten. Dieser neutrale Vergleich schützt vor Impulsentscheidungen – und sorgt dafür, dass Sie den besten Kandidaten für Ihre neue Self Storage Software finden.

Fazit

Die beste Nachricht zuerst: Self Storage Software muss nicht teuer sein. Kleine Anlagen kommen gut mit einer einfachen Lösung zurecht. Und auch wer vollständige Automatisierung anstrebt, braucht heutzutage keine teure Eigenentwicklung.

Gehen Sie bei der Auswahl Ihrer Software systematisch vor, legen Sie sich eine Checklist an und vergleichen Sie Ihre Favoriten. Die investierte Zeit lohnt sich: Gute Software spart Ihren Mitarbeitern Zeit, reduziert Fehler bei der Datenpflege und ist letzendlich die Basis für Online-Buchung und vollständige Automatisierung.

Vom Autor
Sebastian Kerekes, Consultant & CEO

Sebastian Kerekes
Consultant & CEO

“Wir helfen Self-Storage Unternehmen jeder Größe, die richtige Software zu wählen und vollständig zu Automatisieren.”

Wir beschäftigen uns seit 2014 mit der Automatisierung von Self-Storages und helfen Self Storages jeder Art bei der Auswahl einer Self Storage Software, die nicht nur volle Automatisierung ermöglichen, sondern auch einen effizienteren Betrieb, und vieles mehr.